Skip to main content
Pelajar Koding

follow us

Sistem Pencatatan Kas Kecil Dana Tetap, Dana Fluktuasi Dan Perbedaannya

Seperti yang telah kita bahas sebelumnya pada artikel Pengertian Kas Kecil, bahwa perusahaan tidak selalu menggunakan kas untuk alat pembayarannya. Terkadang ia menggunakan cek untuk transaksi keuangan bernilai besar, dan menggunakan dana kas kecil untuk transaksi yang bernilai relatif kecil. Perusahaan semacam ini biasanya berskala besar dengan transaksi-transaksi besar. Karenanya perusahaan memang sengaja menyediakan dana kas kecil untuk transaksi keuangan yang nilai nominalnya relatif kecil. Transaksi sejenis ini niscaya ada meski dalam perusahaan besar sekali pun. Karena tanpa adanya transaksi tersebut, operasional perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar. Transaksi yang tidak simpel bila dibayar menggunakan cek ini antara lain : pembelian perlengkapan, pembelian alat tulis kantor, pembayaran taksi para direktur perusahaan, dan sebagainya.


Baca juga :



Dalam setiap pengelolaan, selalu ada sistem. Hal itu dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan manusianya atau pengelolanya. Termasuk dalam pengelolaan dana kas kecil, terdapat sistem yang umum digunakan. Yaitu sistem dana tetap dan sistem fluktuasi. Kedua sistem ini berbeda, namun mempunyai kelebihan masing-masing. Perusahaan akan menentukan salah satu sistem tersebut tergantung dengan kebutuhannya. Berikut klarifikasi wacana 2 sistem pencatatan kas kecil dan perbedaannya.


ads





Sistem Pencatatan Kas Kecil


Terdapat 2 sistem pencatatan kas kecil yang umum dipakai perusahaan-perusahaan, yaitu sistem dana tetap dan sistem dana fluktuasi.


Baca juga :



Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)


Sistem dana tetap ialah sistem yang memutuskan dan menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang tetap atau tidak berubah tiap periode pengisiannya. Kecuali bila perusahaan menghendaki perubahan jumlah dana kas kecil. Kondisi tersebut mungkin terjadi ketika perusahaan mencicipi kas kecil yang sudah disisihkan ternyata tidak sanggup memenuhi semua keperluan operasional kecil, sehingga perlu ditambah lagi nilaiya. Atau sanggup juga perusahaan merasa dana kas kecil terlalu besar untuk operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dikurangi jumlahnya.


Dengan adanya perubahan kebijakan atas nilai dana kas kecil tersebut, maka perusahaan (akuntan) harus melaksanakan catatan penyesuaian atas penambahan atau pengurangan nilai tersebut. Yang perlu diingat dalam sistem dana tetap ialah pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat seketika terjadi pengeluaran. Melainkan dicatat ketika terjadi pengisian kembali kas kecil.


Baca juga :



Contoh kasus, pimpinan perusahaan A memutuskan kebijakan membentuk dana kas kecil untuk keperluan pengeluaran rutin sebesar Rp 1.000.000. Pada final bulan, dana tersebut telah dipakai Rp 750.000. Maka sisa pada final bulan (saldo) ialah Rp 250.000. Pada awal bulan berikutnya, dana yang diterima ialah Rp 750.000. Kaprikornus pada awal bulan jumlah dana kas kecil yang ada ialah tetap sebesar Rp 1.000.000.


Sponsors Link





 Prosedur dalam Sistem Dana Tetap :



  • Pemegang kas kecil diberi uang untuk menutup pengeluaran selama 1 periode (minggu/bulan).

  • Pada final periode, jumlah uang kas kecil yang telah dibelanjakan harus diisikan lagi, sehingga jumlah uang kas kecil menjadi sama dengan saldo awalnya.

  • Tidak ada penambahan saldo pada pertengahan periode.


Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :



  • Dapat diketahui jumlah pengeluaran per pos/akun tiap periode, sehingga sanggup berfungsi sebagai alat kontrol dalam penggunaan dana.

  • Pimpinan atau pun pengelola kas kecil akan hati-hati dalam menggunakan kas kecil, mengingat tidak ada penambahan dana di tengah periode.

  • Memudahkan bendahara untuk menentukan asumsi jumlah dana per unit perjuangan tiap periode, alasannya jumlah dana awal selalu sama.


Baca juga :



Kelemahan pada Sistem Dana Tetap adalah :



  • Saldo kas kecil tidak gampang diketahui, alasannya saldo gres sanggup dilihat pada final periode ketika pengisian kembali.

  • Jika terjadi kekurangan dana sebelum final periode, hal itu akan menjadi masalah, alasannya tidak ada penambahan dana di tengah periode. Karena itu pemegang kas kecil harus hati-hati dalam pemakaian dana.


Prosedur Kas Kecil pada Sistem Dana Tetap :



  • Pembentukan kas kecil, langkah-langkahnya :

    1. Penunjukan karyawan pemegang kas kecil

    2. Perusahaan memutuskan jumlah dana kas kecil

    3. Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan untuk 1 periode (minggu/bulan)

    4. Jika jumlah dana telah ditetapkan, selanjutnya kasir perusahaan menarik uang tunai dari cek untuk diserahkan pada pemegang kas kecil. 





  • Pembayaran melalui kas kecil, mencakup :

    1. Pemegang kas kecil berwenang untuk melaksanakan pengeluaran dengan menggunakan uang dalam kas kecil, selama tidak bertentangan dengan kebijakan manajemen.

    2. Biasanya administrasi menciptakan kebijakan wacana izin dan larangan batas maksimal pengeluaran untuk tiap transaksi keuangan.

    3. Setiap pengeluaran kas kecil harus didokumentasi dengan menggunakan bukti pengeluaran kas kecil yang disebut petty cash voucher lengkap dengan nomor dan tanggal bukti pengeluaran.

    4. Bukti petty cash voucher harus ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan peserta uang kas kecil.

    5. Bila ada bukti pendukung lain, ibarat kwitansi penerimaan/pembayaran, faktur, dan sebagainya, maka bukti pendukung tersebut harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas kecil.

    6. Jumlah rupiah dari semua bukti pengeluaran ditambah jumlah saldo uang kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan.





  • Pengisian kembali kas kecil bila dana menipis, mencakup :

    1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan dan menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

    2. Permintaan tersebut diajukan kepada bendahara atau kasir perusahaan yang akan mengecek kevalidan kas kecil yang telah dilakukan.

    3. Apabila telah sesuai dengan ketentuan, bendahara atau kasir akan memberi persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik uang tunai menggunakan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali ibarat saldo awalnya.




Baca juga :



Sistem Dana Fluktuasi (Fluctuation Fund System)


Sistem dana fluktuasi ialah sistem yang memutuskan nilai dana kas kecil sesuai dengan kebutuhan operasional. Artinya, saldo akun kas kecil ini tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah transaksi kas kecil. Kaprikornus nominal saldonya akan berubah tiap-tiap periode sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.


Misal, ketika memutuskan kebijakan kas kecil pertama kali, perusahaan memutuskan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.000.000 (saldo awal). Kemudian kas kecil tersebut dipakai untuk keperluan operasional perusahaan sampai final periode. Pada awal periode berikutnya, kas kecil diisi kembali dengan jumlah yang sama atau berbeda dengan saldo awal. Berbeda dalam arti sanggup kurang atau lebih dari nilai saldo awalnya. Hal ini diadaptasi apakah kebutuhan perusahaan memerlukan suplemen dana kas kecil atau pengurangan atau pun tidak perlu ada keduanya.


Dalam sistem fluktuasi, setiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil harus pribadi dibukukan, baik itu penambahan maupun pengeluaran. Kaprikornus buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk proses pemostingan ke buku besar.


Baca juga :



Kelebihan pada Sistem Dana Fluktuasi :



  1. Pengeluaran kas kecil yang terjadi pribadi dibukukan oleh kasir kas kecil, sehingga saldo kas kecil sanggup pribadi diketahui sewaktu-waktu.

  2. Jika terjadi kekurangan dana di tengah periode, sanggup dilakukan penambahan dana kas kecil.

  3. Dapat meringankan beban pekerjaan akuntan alasannya penjurnalan pribadi dilakukan oleh kasir kas kecil ketika terjadi transaksi kas kecil.


Kelemahan pada Sistem Dana Fluktuasi :



  1. pengelolaan dana kas kecil yang kurang efisien atau terjadi pemborosan alasannya kurangnya perilaku hati-hati kasir kas kecil dalam pengelolaan dananya.


Baca juga :



Sponsors Link




Perbedaan Sistem Dana Tetap dengan Sistem Fluktuasi


Dari klarifikasi di atas, maka perbedaan dari sistem dana tetap dan sistem fluktuasi terletak pada hal-hal berikut :



  1. Penentuan dana awal periode


Pada sistem dana tetap, kebijakan penentuan dana awal kas kecil selalu sama untuk tiap-tiap periode. Namun pada sistem fluktuasi, penentuan jumlah saldo awal akan berbeda atau sama pada tiap periodenya alasannya tergantung pada kebutuhan operasional perusahaan.


Baca juga :




  1. Pembelanjaan kas kecil


Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, sistem dana tetap tidak melaksanakan penjurnalan. Hanya menciptakan bukti transaksi sebagai bukti pengeluaran kas. Pada sistem fluktuasi, selalu dibukukan ketika terjadi pembelanjaan kas kecil dengan ayat jurnal berikut :


Biaya                                      Rp xxx


Kas kecil                                Rp xxx



  1. Pengisian kembali


Pada sistem dana tetap, pengisian kembali dana kas kecil sesuai dengan kebijakan awal perusahaan. Sedangkan sistem fluktuasi diadaptasi dengan kebutuhan operasional perusahaan.


Ketika pengisian kembali inilah sistem dana tetap gres akan membukukan semua pengeluaran yang telah terjadi dengan ayat jurnal berikut :


Biaya-biaya                           Rp xxx


Kas                                          Rp xxx


Dan pada sistem fluktuasi akan dicatat dengan jurnal :


Kas kecil                                Rp xxx


Kas                                          Rp xxx


Kedua sistem pencatatan kas kecil di atas sanggup dipilih oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan yang bersangkutan.



Sumber aciknadzirah.blogspot.com

You Might Also Like:

Comment Policy: Silahkan tuliskan komentar Anda yang sesuai dengan topik postingan halaman ini. Komentar yang berisi tautan tidak akan ditampilkan sebelum disetujui.
Buka Komentar